Centro di richiesta informazioni online ICMP

ICMP.POL.DG.04.13.W.doc

DEFINIZIONI

CAMPIONE BIOLOGICO si riferisce a qualsiasi campione di materiale biologico (ad esempio cellule del sangue e delle ossa) in cui sono presenti acidi nucleici e che contiene la composizione genetica caratteristica di un soggetto interessato.

RACCOLTA DATI si riferisce alla richiesta a un soggetto interessato di fornire dati personali e alla registrazione di tali dati.

CONSENSO si riferisce all'affermazione informata e libera del desiderio di un soggetto interessato di consentire che i propri dati personali vengano utilizzati per lo scopo specifico per cui i dati sono destinati in base alle informazioni fornite al momento in cui i dati personali vengono forniti.

ELABORAZIONE DATI si riferisce a qualsiasi operazione o insieme di operazioni a cui sono sottoposti dati personali, tra cui la raccolta o la ricezione di dati, la registrazione, la registrazione, l'archiviazione, la disposizione, la trasformazione, l'utilizzo, il trasferimento, la trasmissione e la diffusione, il "congelamento" o la cancellazione.

SISTEMA DI ELABORAZIONE DATI si riferisce a un insieme strutturato di record di dati personali e strumenti di gestione dei dati che consentono l'elaborazione dei dati, tra cui l'archiviazione, l'accesso e l'analisi dei record di dati.

DESTINATARIO DEI DATI si riferisce a una persona fisica o giuridica a cui vengono divulgati o forniti dati personali.

SOGGETTO DEI DATI si riferisce a una persona fisica che può essere identificata direttamente o indirettamente tramite dati personali.

DATI PERSONALI si riferisce a qualsiasi informazione relativa a una persona fisica.

REGISTRO si riferisce a qualsiasi documento, corrispondenza, documento originale, mappa, disegno, grafico, indice, piano, promemoria, registrazione sonora, microfilm, film o altri documenti o materiali fotografici in possesso o sotto il controllo dell'ICMP, inclusi registri elettronici o generati da computer, database e sistemi di elaborazione dati per definire, creare, manipolare, controllare, gestire e utilizzare database e il sistema che controlla la creazione, l'organizzazione e la modifica di un database e l'accesso ai dati in esso archiviati.

DATI PERSONALI SENSIBILI si riferisce a dati personali che indicano razza, origine etnica, convinzioni religiose, filosofiche o politiche di un soggetto interessato, o la salute o la vita sessuale di un soggetto interessato, nonché dati sulla costituzione genetica caratteristica di un soggetto interessato, o dati relativi a procedimenti penali e condanne.

MEMBRO DELLO STAFF si riferisce a chiunque ricopra un incarico a tempo pieno o parziale per stipendio, stipendio o altra remunerazione presso ICMP, nonché stagisti.

TERZA PARTE si riferisce a chiunque, comprese le persone giuridiche, diverso dagli interessati e ICMP.

APPLICABILITÀ

La presente Politica si applica ai membri dello staff ICMP e ad altri specificatamente indicati di seguito.

I campioni biologici e i dati derivati da tali campioni saranno considerati dati personali sensibili.

POLITICA

1. È politica ICMP proteggere i dati personali da elaborazioni non autorizzate.
2. I dati personali, diversi dai dati personali sensibili, possono essere elaborati, a condizione che tale elaborazione sia imposta dagli scopi e dalle funzioni di ICMP, non vi siano clausole contrarie in base ad accordi o altri impegni vincolanti che ICMP ha assunto nell'esercizio dei suoi scopi e funzioni e almeno una delle seguenti condizioni sia soddisfatta:
   • a) L'interessato coinvolto ha dato il suo consenso esplicito o implicito;
   • b) Il trattamento dei dati è conforme a un interesse pubblico sostanziale, non è eccessivo rispetto allo scopo per cui viene eseguito e rispetta i diritti degli interessati;
   • c) Il trattamento dei dati è necessario per le esigenze della ricerca scientifica o statistica e rispetta i diritti degli interessati, incluso il diritto alla privacy;
   • d) I dati sono di pubblico dominio.
3. Il trattamento di dati personali sensibili è consentito alle condizioni stabilite nel paragrafo 2 della presente sezione, se è soddisfatta almeno una delle seguenti condizioni:
   • a) L'interessato ha fornito il proprio consenso informato, libero ed espresso per il trattamento dei propri dati personali sensibili. Invece di esprimere il consenso per iscritto, un interessato può fornire un'impronta digitale a un modulo per le persone scomparse (ICMP.DSDC.121.doc, modulo A - dichiarazione del donatore di riferimento) e al foglio informativo sul trattamento e la protezione dei dati personali (ICMP.DG.1356.doc) letto all'interessato e firmato da un testimone;
   • b) Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona e l'interessato non è in grado di esprimere il consenso o cercare altri rimedi;
   • c) Il trattamento è necessario come parte di una ricerca scientifica o statistica condotta da ICMP, o della convalida di tale ricerca o dei suoi risultati, a condizione che il trattamento dissoci (ovvero renda anonimi) i dati personali sensibili da altri dati personali che consentirebbero di identificare l'interessato coinvolto;
   • d) Il trattamento è applicato a dati personali sensibili, che al momento del trattamento non sono associati, e non possono essere associati, ad altri dati personali che identificano l'interessato coinvolto, direttamente o indirettamente;
   • e) Laddove il consenso possa essere sostituito da un procedimento legale ai sensi di legge, come per ordine di un tribunale, ICMP può accettare tale procedimento in luogo del consenso dell'interessato coinvolto, a condizione che ICMP possa accertare in modo affidabile che tale procedimento sia conforme a un interesse pubblico sostanziale, che il trattamento dei dati non sia eccessivo rispetto allo scopo per cui deve essere eseguito e che tale procedimento legale e il trattamento dei dati siano commisurati ai diritti degli interessati.
4. Quando si ricevono dati da un interessato, all'interessato devono essere forniti l'indirizzo e altre coordinate dei destinatari, nonché informazioni sullo scopo del trattamento dei dati. All'interessato devono inoltre essere fornite informazioni sul suo diritto di accedere, modificare e revocare i dati personali.
5. I dati devono essere trattati in modo da garantire che i dati personali siano accurati, aggiornati, rettificati o cancellati tempestivamente. Il trattamento dei dati deve essere eseguito esclusivamente in base alla necessità di sapere e deve prevedere livelli di riservatezza commisurati.
6. I dati personali, compresi i dati personali sensibili, forniti all'ICMP non dagli interessati connessi a tali dati, ma da una terza parte possono essere accettati ed elaborati dall'ICMP, a condizione che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
   • a) La terza parte è tenuta ai sensi del diritto pubblico, nazionale o internazionale, a elaborare i dati personali interessati;
   • b) La terza parte e l'ICMP hanno concluso uno strumento che costituisce un accordo tra loro che prevede misure appropriate per garantire l'applicazione effettiva delle disposizioni della presente politica;
   • c) Nel caso in cui la terza parte sia, o si consideri, legalmente preclusa dall'attuazione delle disposizioni della presente politica, la terza parte intraprenderà le misure necessarie per assegnare l'attuazione delle disposizioni in questione all'ICMP o a un'altra entità che è pronta a implementare tali disposizioni.
7. Qualsiasi trasferimento di record da parte dell'ICMP contenente dati personali deve essere condotto in modo da proteggere l'integrità dei dati. In particolare, il trasferimento elettronico di dati personali deve impiegare un'adeguata crittografia protettiva o misure simili e deve rispettare le disposizioni della presente politica, in particolare il paragrafo 5 di cui sopra.
8. I dati personali, inclusi i dati personali sensibili, devono essere sempre trattati come riservati e devono essere elaborati in conformità con la Politica sulla riservatezza dell'ICMP (ICMP.POL.DG.05.doc).
9. I dati personali, compresi i dati personali sensibili, devono essere conservati in modo sicuro in linea con la Politica sulla conservazione di dati, registrazioni e prove fisiche (ICMP.POL.DG.06.doc).
10. La Scheda informativa sull'elaborazione e la protezione dei dati personali (ICMP.DG.1356.doc) deve essere sempre conforme alla presente Politica.

SCHEDA INFORMATIVA SULL'ELABORAZIONE E LA PROTEZIONE DI DATI GENETICI E ALTRI DATI PERSONALI

ICMP.DG.1356.7.doc

COSA SONO I DATI PERSONALI?

I dati personali sono tutte le informazioni relative a un singolo essere umano. Ciò può includere il nome, la data e il paese di nascita di una persona e il sesso. I dati personali sensibili si riferiscono a dati personali che indicano razza, origine etnica, associazione religiosa, filosofica o politica o altri potenziali motivi di discriminazione. I dati genetici, ovvero il DNA di una persona, costituiscono sempre dati personali sensibili.

PERCHÉ ICMP CHIEDE AI FAMILIARI DI FORNIRE DATI PERSONALI?

ICMP chiede ai familiari delle persone scomparse di fornire dati personali, incluso il DNA, per aiutare le istituzioni governative e altre autorità a rendere conto delle persone scomparse. Il DNA può essere necessario per identificare i resti mortali delle persone scomparse. Il DNA può anche essere utilizzato per riunire i bambini alle loro famiglie se sono stati separati, o per localizzare le vittime della tratta.

COSA FA ICMP CON I DATI PERSONALI?

ICMP combina i dati personali sulle persone scomparse forniti dai parenti con i dati ottenuti da altre fonti. Ad esempio, una fotografia di una persona scomparsa fornita all'ICMP da un familiare, combinata con le informazioni di qualcuno che ha visto la persona, può portare a localizzare la persona scomparsa. ICMP raccoglie campioni di sangue o saliva dai familiari ed estrae il DNA, che viene poi confrontato tramite un database di massa con il DNA estratto da resti umani non identificati. Quando c'è una corrispondenza del DNA, è possibile effettuare un'identificazione conclusiva.

Molte fonti possono contenere dati rilevanti per localizzare le persone scomparse. Queste fonti possono anche contenere dati riguardanti i familiari stessi. ICMP non cerca fonti di dati per informazioni sui familiari. Le ricerche automatizzate vengono automaticamente impedite di combinare dati personali provenienti da altre fonti con i dati personali dei familiari in modo da identificare il familiare.

ICMP può utilizzare i dati personali per supportare altre organizzazioni internazionali o istituzioni governative nell'esercizio delle loro funzioni. ICMP trasmetterà i dati personali dei familiari ad altre organizzazioni o istituzioni solo con il consenso libero, informato ed espresso dei familiari in grado di esprimere tale consenso.

ICMP può condividere i dati personali delle persone scomparse che non sono sensibili con altre organizzazioni internazionali, istituzioni governative e il pubblico. ICMP non elaborerà i dati personali forniti da un familiare nel caso in cui il familiare si opponga alla condivisione dei dati personali non sensibili della persona scomparsa.

COME ELABORANO I DATI PERSONALI ICMP?

ICMP utilizza un sistema di elaborazione dati dedicato per archiviare e analizzare i dati sulle persone scomparse e sui loro familiari, inclusi i loro dati genetici. Il sistema di gestione dati integrato (iDMS) è gestito sui server dati dell'ICMP presso la sede centrale dell'ICMP all'Aia. ICMP utilizza anche una piattaforma online chiamata Online Inquiry Center (OIC). L'OIC è uno strumento di segnalazione e ricerca interattivo che consente ai familiari e ad altri di ottenere e fornire informazioni sulle persone scomparse. Le persone scomparse potrebbero essere state viste vive. Le famiglie possono pubblicare una fotografia delle loro persone scomparse sulla pagina MyFace dell'OIC. La fotografia può essere vista da chiunque acceda a MyFace e chiunque possa aver visto la persona scomparsa può fornire informazioni sulla sua ubicazione cliccando sulla fotografia. Tali informazioni non saranno visibili al pubblico.

QUALI PROTEZIONI FORNISCE ICMP AI DATI PERSONALI?

La protezione dei dati è l'applicazione sistematica di una serie di misure di sicurezza istituzionali, tecniche e fisiche che preservano il diritto alla privacy in relazione alla raccolta, all'archiviazione, all'uso e alla divulgazione dei dati personali. Per proteggersi dai vari rischi associati all'elaborazione dei dati personali, come la perdita accidentale di dati, il furto, la manipolazione o altre forme di elaborazione non autorizzata, ICMP ha adottato misure di protezione dei dati che consentono ai familiari di controllare i propri dati personali.

I familiari hanno il diritto di ritirare, modificare o correggere i propri dati personali. Nel caso in cui i dati genetici e altri dati personali facciano parte di conclusioni ufficiali, come nel caso di una riunificazione familiare o dell'identificazione delle spoglie mortali di una persona scomparsa, tali dati personali non possono più essere ritirati dai familiari interessati.

L'iDMS e l'OIC in particolare sono stati progettati per garantire un elevato grado di controllo sull'accesso ai dati personali sensibili. Gli amministratori dei dati, compresi gli analisti del DNA, hanno accesso ai dati solo in base alla "necessità di vedere". I dati personali sensibili, in particolare i campioni e i profili del DNA, vengono elaborati in forma anonima e codificata. L'iDMS esegue controlli automatizzati per garantire che i dati personali non vengano conservati oltre la loro vita utile. Ad esempio, una volta che tutte le persone segnalate come scomparse da una famiglia sono state contabilizzate, i dati personali sui server ICMP verranno eliminati entro un periodo di tempo specificato. In quanto organizzazione intergovernativa basata su trattati, ICMP beneficia di privilegi e immunità che garantiscono la protezione legale internazionale dei dati e dei sistemi di database e di elaborazione dei dati.

ULTERIORI DOMANDE

Per ulteriori informazioni sull'elaborazione e la protezione dei dati, contattare ICMP all'indirizzo [email protected] o visitare il sito Web dell'ICMP all'indirizzo www.icmp.int.